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Herzlich willkommen, Marvin Barnecki

Herzlich willkommen, Marvin Barnecki

Seit 01.09.2019 ver­stärkt Recht­san­walt Mar­vin Bar­nec­ki unser Team im Wirtschaft­srecht. Neben der juris­tis­chen Uni­ver­sitäts- und Ref­er­en­da­raus­bil­dung hat Mar­vin ein Par­al­lel­studi­um zum Bach­e­lor of Sci­ence im Bere­ich der Wirtschaftswis­senschaften absolviert und dabei sein­er Ken­nt­nisse der Finanzwirtschaft und des Steuer- und Bilanzrechts ver­tieft.

Wir freuen uns auf die Zusam­me­nar­beit!

Herzlichen Glückwunsch zur Prüfung als zertifizierte Datenschutzbeauftragte, Judith und Annika!

Herzlichen Glückwunsch zur Prüfung als zertifizierte Datenschutzbeauftragte, Judith und Annika!

Wir beglück­wün­schen Judith Grabows­ki und Anni­ka Ewe zu bestanden­er Prü­fung zur zer­ti­fizierten Daten­schutzbeauf­tragten. Die Fort­bil­dung hat Inhalte zum Daten­schutzrecht, den formellen Daten­schutzan­forderun­gen und zu den Daten­schutzkon­troll-Instanzen ver­mit­telt.

Weit­er hat das Sem­i­nar neben dem Daten­schutz­man­age­ment und der Daten­schut­zor­gan­i­sa­tion auch die Infor­ma­tion­ssicher­heit umfasst. Abgeschlossen wurde die Fort­bil­dung mit ein­er 75-minüti­gen Prü­fung. Wir freuen uns über Eure erfol­gre­iche Teil­nahme!

 

Herzlichen Glückwunsch zur Notarfachwirtin, Linda!

Herzlichen Glückwunsch zur Notarfachwirtin, Linda!

Unsere Kol­le­gin Lin­da Gold­mann hat ein Studi­um zur Notar­fach­wirtin erfol­gre­ich abgeschlossen. Wir freuen uns, dass Du von nun an unser Notari­at noch kom­pe­ten­ter und tatkräftig wie immer unter­stützen kannst 🙂

Das Fern­studi­um umfasst 3 Semes­ter und hat unter anderem Beurkun­dungsrecht und Beruf­s­recht der Notare zum Inhalt. Weit­er wer­den Ken­nt­nisse im Liegen­schafts- und Grund­buchrecht erlangt sowie zum Fam­i­lien- und Erbrecht neb­st den Grundzü­gen des Inter­na­tionalen Pri­va­trechts und des Rechts der Frei­willi­gen Gerichts­barkeit. Han­dels- und Gesellschaft­srecht ein­schließlich des Reg­is­ter­rechts und kosten- und Gebühren­recht wer­den gelehrt. Neben Büroor­gan­i­sa­tion und ‑ver­wal­tung erlan­gen die Studieren­den auch Ken­nt­nisse in Per­son­al­wirtschaft und Man­dan­ten­be­treu­ung sowie zu Zwangsvoll­streck­un­gen. Die abschließende Prü­fung erfol­gt in Berlin vor der Notarkam­mer.
Hallo Welt, darf ich mich vorstellen?

Hallo Welt, darf ich mich vorstellen?

Ich bin Anni­ka Ewe und ganz neu im com­ple­neo-Team. Ich arbeite an kom­plex­en Ver­trags­gestal­tun­gen, der Struk­turierung von Transak­tio­nen und in unserem Team Stiftungsrecht. Zuvor war ich lange Zeit in der TU Braun­schweig Ansprech­part­ner eines Elek­trotech­nik-Insti­tuts für Rechts- und Patent­fra­gen sowie für die Mit­tel­be­wirtschaf­tung bzw. das Con­trol­ling des Insti­tuts zuständig.

Meine neue Tätigkeit ist mit viel Neuem gar­niert, fordert mich tüchtig her­aus und bere­it­et mir genau deshalb so viel Freude. Zu erre­ichen bin ich unter annika.ewe@compleneo.de

Kanban Board: Projektmanagement in der Rechtsanwaltsgesellschaft

Kanban Board: Projektmanagement in der Rechtsanwaltsgesellschaft

Vom Einzel­gänger zum Team­play­er: Die Verän­derung der juris­tis­chen Arbeit führt dazu, dass Pro­jek­t­man­age­ment und die Koor­di­na­tion der gemein­samen Tätigkeit immer wichtiger wer­den. Unser Team bei com­ple­neo benutzt sowohl für Kun­den­pro­jek­te als auch interne Auf­gaben inten­siv ein Kan­ban-Board.

Die Kan­ban-Meth­ode erfreut sich seit ihrer Entwick­lung steigen­der Beliebtheit. Sie wurde sein­erzeit zur Opti­mierung der indus­triellen Fer­ti­gung erfun­den und anschließend von Soft­ware-Entwick­lern über­nom­men. Heute wen­det man das Kan­ban in Unternehmen unter­schiedlich­ster Branchen und oft in mehreren Abteilun­gen par­al­lel an. Recht­san­walts­ge­sellschaften, die ihre Auf­gaben in Tea­mar­beit erledi­gen, prof­i­tieren eben­falls von der bewährten Organ­i­sa­tion­s­meth­ode.

Was ist ein Kanban Board?

Der Begriff Kan­ban stammt aus der japanis­chen Sprache und bedeutet Sig­nalka­rte. Als Kan­ban-Board beze­ich­net man ein White­board, das im Pro­jek­t­man­age­ment zur Anwen­dung der Kan­ban-Meth­ode genutzt wird.

Die in den 1950er-Jahren beim japanis­chen Auto­her­steller Toy­ota für die Fer­ti­gungss­teuerung entwick­elte Arbeitsmeth­ode, wird heute erfol­gre­ich in vie­len Pro­jek­ten mit unter­schiedlichem Fokus einge­set­zt. Als Toy­ota sein­erzeit die Just-in-time-Pro­duk­tion ein­führte, war der Auto­bauer gezwun­gen, seine Arbeit­sor­gan­i­sa­tion kom­plett umzustellen. Der Out­put musste der Kun­den­nach­frage angepasst wer­den. Außer­dem war eine Ver­schlankung der Arbeit­sprozesse erforder­lich (Lean Man­age­ment). David Ander­son übertrug das auf dem Hol-Prinzip (Pull-Sys­tem) basierende Kan­ban 2007 auf IT-Pro­jek­t­teams.

Alle Team­mit­glieder bedi­enen sich aus einem Auf­gaben-Pool, den man Back­log nen­nt. Vor Beginn der Pro­jek­tar­beit definiert man sämtliche zum Pro­jekt gehörende Auf­gaben und notiert sie auf far­bigen Karteikarten oder Haft­no­ti­zen, den soge­nan­nten Tick­ets. Anschließend bringt man die Tick­ets in der ihrem jew­eili­gen Bear­beitungssta­tus entsprechen­den Spalte der Kan­ban-Tafel an. Kan­ban eignet sich ins­beson­dere für Pro­jek­te, die keine Dead­line haben und deren Auf­gaben sich klar definieren und leicht voneinan­der abgren­zen lassen. Eine weit­ere Voraus­set­zung für die erfol­gre­iche Anwen­dung der Arbeit­stech­nik ist die gle­ichar­tige Qual­i­fika­tion aller Team­mit­glieder: Sie müssen im Bedarfs­fall in der Lage sein, die Auf­gabe eines beispiel­sweise durch Krankheit aus­ge­fal­l­enen Kol­le­gen zu erledi­gen. Außer­dem lassen sich mit wenig Arbeit­saufwand ver­bun­dene Auf­gaben und Rou­tinetätigkeit­en gut auf den einzel­nen Tick­ets darstellen.

Die später in andere Bere­iche wie Per­son­al­we­sen, Ver­trieb, Mar­ket­ing und Kun­den­sup­port über­nommene Organ­i­sa­tion­s­meth­ode erwies sich als effek­tives Mit­tel zur Steigerung der Bear­beitungs­geschwindigkeit und Arbeit­spro­duk­tiv­ität. Fehlen­twick­lun­gen wur­den schneller erkan­nt und kon­nten mit den entsprechen­den Gegen­maß­nah­men gemein­sam behoben wer­den. Man­age­men­taufwand und Arbeit­skosten ließen sich langfristig ver­ringern. Kan­ban verbessert den Work­flow und die Aus­las­tung der Team­mit­glieder und bietet hohe Trans­parenz. Es opti­miert die Kom­mu­nika­tion inner­halb des Teams und steigert die Moti­va­tion der einzel­nen Team­mit­glieder, weil sie sich bess­er in den Prozess ein­brin­gen kön­nen.

Die Meth­ode ist deshalb so wirk­sam, weil man mit ihr den Arbeitsablauf über­sichtlich darstellen und nachvol­lziehen kann. Das liegt daran, dass das men­schliche Gehirn visuelle Sig­nale sehr viel schneller ver­ar­beit­et als Textbotschaften. Sind alle Team­mit­glieder mit der Meth­ode ver­traut, ist es nach eini­gen Wochen möglich, die durch­schnit­tliche Bear­beitungszeit der einzel­nen Auf­gaben zu ermit­teln. Dies erhöht die Pla­nungssicher­heit und ermöglicht eine genauere Angabe des voraus­sichtlichen Fer­tig­stel­lung­ster­mins.

Aufbau von Kanban Boards

Inhalt und Auf­bau der Kan­ban-Tafel unter­schei­den sich darin, was in dem jew­eili­gen Pro­jekt visu­al­isiert wer­den soll. Allen Boards gemein­sam ist, dass die zu erledi­gen­den Auf­gaben mit weni­gen Worten auf far­bigen Tick­ets beschrieben wer­den. Diese enthal­ten zusät­zlich den Namen des dafür vorge­se­henen Mitar­beit­ers. Beim klas­sis­chen Kan­ban beste­ht das White­board von links nach rechts aus den Spal­ten Back­log (alle zu erledi­gen­den Auf­gaben des Pro­jek­ts), Wait­ing (im Wartezu­s­tand befind­liche Auf­gaben), Doing (in Arbeit befind­liche Auf­gaben) und Done (erledigte Auf­gaben).

Der zuständi­ge Mitar­beit­er nimmt sich das zuerst zu erledi­gende Tick­et aus der Back­log-Rubrik und bringt es in der Spalte Wait­ing an, wenn er eine in Arbeit befind­liche Auf­gabe noch nicht ganz been­det hat. Klebt er diese unter Done auf das Board, nimmt er das im Wartezu­s­tand befind­liche Tick­et und befes­tigt es in der Doing-Spalte. Hat er die Auf­gabe been­det, lan­det das Tick­et in der Done-Rubrik. Kommt es in ein­er Spalte zu ein­er Block­ade (Bot­tle­neck), häufen sich dort die Tick­ets. Sie kön­nen nach dem Find­en der Ursache und der Prob­lem­be­sei­t­i­gung weit­er­bear­beit­et wer­den.

Wen­det das Team die Kan­ban-Meth­ode kor­rekt an, kann jed­er Mitar­beit­er den Arbeits­fortschritt genau ver­fol­gen und erken­nen, wo es Bear­beitungsstaus gibt. Prob­leme wer­den durch gemein­sam beschlossene Verbesserungs­maß­nah­men beseit­igt. Das Team

  • ändert die Anzahl der Tick­ets in der betrof­fe­nen Spalte
  • beseit­igt ein tech­nis­ches Prob­lem
  • führt eine Puffer­zone vor dem Bot­tle­neck ein
  • verän­dert die Anzahl der Mitar­beit­er, die die betrof­fene Rubrik zukün­ftig bear­beit­en

Die mit­tlere Spalte des Kan­ban-Boards kann bei Bedarf um ver­schiedene Zwis­chen­schritte erweit­ert wer­den. Für noch mehr Trans­parenz im Arbeitsablauf sor­gen falls erforder­lich zusät­zliche Anmerkun­gen auf den Tick­ets. Manche Boards (IT-Bere­ich!) sind kom­plex­er aufge­baut, weil sie nicht nur das Erstellen neuer Funk­tio­nen, son­dern auch die Fehler­be­he­bung umfassen. In diesem Fall bedi­ent man sich der soge­nan­nten Swim­lanes: Die Auf­gaben mit anderem Schw­er­punkt wer­den unter­halb ein­er waagerecht­en Lin­ie dargestellt. Auch Auf­gaben ver­schieden­er Pri­or­itäten lassen sich mit mehreren Swim­lanes gut abbilden.

Was man beim Kanban unbedingt beachten sollte

Die Kan­ban-Meth­ode hat nur wenige Regeln, die man allerd­ings unbe­d­ingt ein­hal­ten sollte, um das best­mögliche Ergeb­nis zu erzie­len. David Ander­son for­mulierte sein­erzeit fol­gende sechs Kan­ban-Prinzip­i­en:

  • Ein­deutige und für alle Team­mit­glieder ver­ständliche Def­i­n­i­tion der Auf­gaben und Fes­tle­gung, wer wann welch­es Tick­et ziehen darf: Jed­er Mitar­beit­er muss wis­sen, was die einzel­nen Bear­beitungssta­tus bedeuten.
  • Begren­zung des Work-in-Progress (WIP): Nur wenige Auf­gaben dür­fen gle­ichzeit­ig bear­beit­et wer­den. Daher begren­zt man die Anzahl der Tick­ets pro Bear­beitungssta­tus.
  • Kon­tinuier­lich­er Work­flow: Pro­jek­tleit­er kon­trol­lieren die in der Back­log-Rubrik gelis­teten Tick­ets und stellen so sich­er, dass sich immer einige Auf­gaben im Doing-Sta­tus befind­en. Weil jedes Tick­et erst nach Been­den der Auf­gabe in die Done-Spalte wan­dert, wird ein gle­ich­mäßiger Work­flow gewährleis­tet.
  • Ständi­ge Opti­mierung (Kaizen): Die Mitar­beit­er informieren ihre Teamkol­le­gen in kurzen täglichen Meet­ings, was sie am ver­gan­genen Tag geschafft haben und ob es dabei Prob­leme gab. Und darüber, woran sie aktuell arbeit­en. In regelmäßig durchge­führten kurzen Review-Meet­ings wer­den beson­dere The­men wie beispiel­sweise spezielle Arbeitsabläufe und mögliche Risiken disku­tiert. Die Feed­backschleifen verbessern die Arbeit­stech­nik und steigern den Out­put.
  • Ver­ant­wor­tung übernehmen: Kan­ban bringt die besten Ergeb­nisse, wenn sich die Team­mit­glieder in sämtlichen Bear­beitungssta­di­en ver­ant­wortlich fühlen und sich für eine Opti­mierung der Prozesse ein­set­zen.
  • Nutzung definiert­er Mod­elle: Um das Ver­ständ­nis der Kan­ban-Meth­ode zu verbessern, emp­fiehlt etwa David Ander­son Mod­elle wie beispiel­sweise die Lean IT.

Vorteile der Kanban-Methode

Die Anwen­dung des Kan­ban bringt viele Vorteile:

  • Die Ein­führung ist ohne großen Aufwand möglich und kann für den bere­its beste­hen­den Work­flow genutzt wer­den.
  • wird von den Team­mit­gliedern vor­be­halt­los akzep­tiert, weil sie sich nicht mit verun­sich­ern­den gravieren­den Verän­derun­gen auseinan­der­set­zen müssen
  • erfordert keine Verän­derung der Zuständigkeit­en inner­halb des Teams
  • motiviert die Team­mit­glieder, mehr Ver­ant­wor­tung bei der Aus­führung der Auf­gaben zu übernehmen und die erziel­ten Verbesserun­gen umzuset­zen
  • kann die Organ­i­sa­tion im Unternehmen verbessern, wenn es auf die gesamte Wertschöp­fungs­kette angewen­det wird.

Analoges oder digitales Kanban Board?

Neben der Option, Kan­ban mith­il­fe von physis­chen Tick­ets und einem White­board zu prak­tizieren, kann man eine spezielle Kan­ban-Soft­ware ver­wen­den. Mit deren Hil­fe passen sich die Team­mit­glieder ihr Board entsprechend den Pro­jek­tan­forderun­gen an und bear­beit­en ihre Tick­ets dig­i­tal.

Kan­ban-Soft­ware lässt sich gut in firmeneigene Soft­warelö­sun­gen inte­gri­eren und wird als Down­load oder in der Cloud genutzt. Kan­ban in der Cloud emp­fiehlt sich, wenn Pro­jek­t­teams stan­dortüber­greifend arbeit­en und die Ergeb­nisse naht­los in den all­ge­meinen Work­flow inte­gri­ert wer­den sollen: Alle Pro­jek­t­mit­glieder haben von allen Stan­dorten weltweit Zugriff auf das­selbe Board und erhal­ten ihre Infor­ma­tio­nen stets in Echtzeit.

Das inte­gri­erte Analy­se­mod­ul hil­ft ihnen dabei, ihre Arbeitss­chritte genau zu ver­fol­gen und notwendi­ge Änderun­gen sofort durchzuführen. Arbeit­et das Team jedoch an dem­sel­ben Stan­dort, sollte man unbe­d­ingt ein analoges Kan­ban-Board ver­wen­den. Es steigert die Sicht­barkeit der Arbeitss­chritte für alle Beteiligten. Durch das eigen­ständi­ge Ver­schieben der Tick­ets fühlt sich jed­er Mitar­beit­er per­sön­lich stärk­er in das Pro­jekt einge­bun­den. Wir haben uns für eine physis­che Mag­nettafel entsch­ieden.

Kanban-Boards in Rechtsanwaltsgesellschaften

Viele Rechtsabteilun­gen und Kan­zleien arbeit­en wenig effizient. Die Mitar­beit­er kom­mu­nizieren nur dann miteinan­der und mit den Auf­tragge­bern, wenn es unbe­d­ingt notwendig ist. Dadurch gerät der Infor­ma­tions­fluss oft ins Stock­en, was eine effiziente Zusam­me­nar­beit und schnellere Bear­beitung von Aufträ­gen ver­hin­dert.

Kan­ban lässt sich natür­lich auch in Recht­san­walts­ge­sellschaften erfol­gre­ich prak­tizieren, voraus­ge­set­zt, man passt die Meth­ode den jew­eili­gen Anforderun­gen an. Das dort ver­wen­dete Kan­ban-Board hat oft mehr Spal­ten als das klas­sis­che Kan­ban-Board. Außer­dem sind die Spal­ten den Anforderun­gen entsprechend benan­nt.

Die Tafel umfasst die Back­log-Rubrik, in der sich bis zu sechs mit far­bigen Tick­ets gekennze­ich­nete Man­date befind­en, Spal­ten für laufende Auf­gaben, die aber noch nicht bear­beit­et wer­den (Wait­ing-Sta­tus), in Arbeit befind­liche Auf­gaben (Doing) und erledigte Auf­gaben (Done-Sta­tus). Hinzu kom­men Spal­ten, die sich nicht auf Man­date, son­dern auf andere Auf­gaben wie Büroor­gan­i­sa­tion und Abrech­nun­gen beziehen.

Die Ein­teilung der Man­date in Zeit­pläne und Pro­jek­tab­schnitte lässt eine erste Ein­schätzung der voraus­sichtlich anfal­l­en­den Kosten zu. Die Gestal­tung des Boards mit Swim­lanes gewährleis­tet die Berück­sich­ti­gung ver­schieden­er Pri­or­itäten und die rechtzeit­ige Beschaf­fung der für die Arbeit benötigten Ressourcen (fehlende Doku­mente, befris­tet eingestellte zusät­zliche Mitar­beit­er). Die kurzen täglichen Meet­ings dienen dazu

  • die wichtig­sten Auf­gaben des jew­eili­gen Auf­trags zu bes­tim­men
  • festzule­gen, welch­er Mitar­beit­er welche Auf­gabe übern­immt
  • Pri­or­itäten bei der Auf­gaben­bear­beitung festzule­gen

Mögliche Bot­tle­necks sind beispiel­sweise fehlende Infor­ma­tio­nen von Auf­tragge­bern und Feed­backs von Kol­le­gen. Obwohl sich Kan­ban auch in Recht­san­walts­ge­sellschaften erfol­gre­ich anwen­den lässt, gibt es bish­er nur wenige Kan­zleien, die es nutzen.

Manche Recht­san­wälte arbeit­en allerd­ings ohne ihre Kol­le­gen mit der Meth­ode. Mit Kan­ban lassen sich Fris­ten bess­er ein­hal­ten. Außer­dem kön­nen Kan­zleien damit einem neuen Trend fol­gen: Immer mehr Unternehmen­skun­den bevorzu­gen statt der tra­di­tionellen Hon­o­rarabrech­nung nach Stun­den einen Fest­preis für das Man­dat. In diesem Fall ist der Ein­satz des effizien­zsteigern­den Kan­ban für den wirtschaftlichen Erfolg unverzicht­bar.

walk4help — Weltrekord und ein voller Erfolg für die Kinder in der Region

walk4help — Weltrekord und ein voller Erfolg für die Kinder in der Region

Am Son­ntag, den 26.05.2019 haben wir mit unserem Team zusam­men mit Fre­un­den und Fam­i­lien am walk4help in Braun­schweig teilgenom­men. Bei dem durch die Unit­ed Kids Foun­da­tions ini­ti­ierten Stadt­walk ging es vor allem darum, Spenden für Kinder in Armut in der Region zu sam­meln und dafür zu sor­gen, dass das The­ma Kinder­ar­mut auch kün­ftig mehr Aufmerk­samkeit bekommt und nicht in Vergessen­heit gerät. Mehr als 20.000 Kinder in unser­er Region leben in Armut. Mit den Spenden­geldern wer­den rund 20 soziale Pro­jek­te unter­stützt, die sich um diese Kinder küm­mern und sie unter­stützen.

Gegan­gen wurde eine ca. 4 km lange Strecke durch Braun­schweig. Hier­bei haben wir sym­bol­isch alle fünf Kon­ti­nente durch­quert. Dafür wur­den in liebevoller Detailar­beit Pavil­lons, Stände und Wege entsprechend herg­erichtet und deko­ri­ert. Abgerun­det wurde die Ver­anstal­tung durch die Foodtrucks, diverse Live-Acts und viele Spaß-Ange­bote für Kinder auf dem Bra­WoPark-Gelände.

Auch für uns lief der walk4help nicht ganz ohne Vor­bere­itung ab: Für unseren Pavil­lon in der Start­zone mussten nicht nur Beach­flags und eine neue Broschüre her, auch die richti­gen Give­aways mussten gefun­den und designed wer­den! Schließlich haben wir uns neben dem oblig­a­torischen Kugelschreiber für Son­nen­brillen, Gum­mibärchen und Spring­seile entsch­ieden. Hier­mit kon­nten wir vie­len Leuten eine Freude machen: Bin­nen weniger Stun­den waren mehrere tausend Wer­beartikel verteilt und unsere Vor­räte rest­los aufge­braucht.

Beim walk4help ist nicht nur ein beachtlich­er Spenden­be­trag zusam­mengekom­men, son­dern — ganz neben­bei — auch noch ein offizieller Wel­treko­rd für die größte Walk-Staffel um die Welt aufgestellt wor­den! Min­destens 5.000 Teil­nehmer, die gemein­sam min­destens 40.000 Kilo­me­ter gehen waren hier­für notwendig. Dieses Ziel haben wir deut­lich übertrof­fen: Mehr als 10.000 Men­schen sind gemein­sam 52.482 Kilo­me­ter gegan­gen!

Wir freuen uns und sind dankbar, an diesem beson­deren Ereig­nis teilgenom­men und unseren Teil dazu beige­tra­gen zu haben.