Information zum Datenschutz

Die Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre haben bei notariellen Tätigkeiten einen besonders hohen Stellenwert. Nachfolgend möchte ich Sie darüber in Kenntnis setzen, welche personenbezogenen Daten nach der DSGVO verarbeitet werden und welche Rechte Sie bezüglich Ihrer gespeicherten Daten haben.

1. Verantwortlichkeit

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten i. S. d. DSGVO ist

Notar Dr. Steffen Helbing
Sack 17
38100 Braunschweig
T: 0531 224 320 10
E: steffen.helbing@compleneo.de.

Datenschutzbeauftragte gem. DSGVO ist

Judith Grabowski
Sack 17
38100 Braunschweig
T: 0531 224 320 14
E: judith.grabowski@compleneo.de.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Bei der Wahrnehmung der gesetzlich übertragenen Aufgaben verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder durch von Ihnen beauftragte Dritte (z. B. Makler, Steuerberater, Kreditinstitute) erhalten.

Diese Datenverarbeitung ist für die angemessene Bearbeitung Ihres Anliegens sowie für die Erfüllung meiner Amtspflichten erforderlich.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind. Hierzu zählen unter anderem:

• Allgemeine Personendaten: Name, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Kontaktdaten etc.,
• Kennnummern: Personalausweis-/Passnummer, Geburtsregisternummer, Steuer-ID etc.,
• Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Vertragsnummern, Darlehensnummern etc.,
• Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Beteiligungen an Gesellschaften, Versicherungen, Einkommen, sonstiges bewegliches Vermögen etc.,
• besondere Kategorien: In einzelnen Fällen wie z. B. bei der Beurkundung von Eheverträgen, Scheidungsvereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen verarbeiten wir Daten zu Ihrer familiären Situation oder andere sensible Daten wie etwa Gesundheitsdaten zur Dokumentation der Geschäftsfähigkeit.

Weiterhin werden Daten erhoben, die aus öffentlichen Quellen zugänglich sind. Hierzu zählen insbesondere das Grundbuchamt, das Handelsregister und andere öffentliche Register.

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich aus Art. 6 lit. c) und e) DSGVO.

Art. 6 lit. c) DSGVO erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Pflichten des Verantwortlichen erforderlich ist. Art. 6 lit. e) DSGVO gestattet die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten, vorsorgenden Rechtspflege liegt.

Die mir vom Staat übertragenen Aufgaben werden durch bestimmte rechtliche Vorschriften konkretisiert. Zulässig ist daher jede zur Erfüllung dieser Aufgaben in Befolgung meiner rechtlichen Pflichten vorgenommene Datenverarbeitung.

Die Zulässigkeit der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu Behinderungen, Gesundheitsdaten, Daten zur familiären Situation) ergibt sich aus Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO i. V. m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG.

4. Empfänger Ihrer Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt und erforderlich ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: Grundbuchämter, Handelsregister, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzämter, Kreditinstitute, andere Notare und sonstige private Dritte. Die Übermittlung an private Dritte erfolgt nur zur Erfüllung Ihres konkreten Anliegens und nur auf Ihre Veranlassung.

Ihre Daten werden somit ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und gegebenenfalls weiteren beteiligten Personen gewünschte notarielle Tätigkeit durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung oder dem Vollzug von Urkunden oder zur Durchführung von Beratungen und Unterschriftsbeglaubigungen.

Hierbei richten wir uns zugleich nach den Bestimmungen der Bundesnotarordnung und des Beurkundungsgesetzes zur Verarbeitung der erforderlichen Daten.

Weiterhin erfolgt die Datenübermittlung an von uns eingesetzte Dienstleister als berechtigte Empfänger als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Hierzu zählen insbesondere IT-Dienstleister und Notarsoftwareanbieter.

5. Aufbewahrung der Daten

Die Aufbewahrung Ihrer Daten erfolgt entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfristen richten sich vornehmlich nach der Dienstordnung für Notare und sind abhängig vom Verarbeitungszweck.

Gemäß § 5 Abs. 4 DONot gelten für die Aufbewahrung folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich gesondert aufbewahrter Erbverträge: 100 Jahre
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakte: 30 Jahre
• Nebenakten: 7 Jahre; spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung kann eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt werden, z. B. im Falle einer Regressgefahr oder bei Bestimmungen von Todes wegen
• Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre

6. Ihre Rechte

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über verarbeitete, Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO)

Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als dass diesen andere gesetzliche Vorschriften wie etwa die Vorschriften der DONot zur Aufbewahrungsfrist oder die Vorschriften der BNotO zur Verschwiegenheitsverpflichtung nicht entgegenstehen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Regelungen.

Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung. In diesen Fällen haben Sie das zusätzliche Recht, diese Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen. Die bisherige Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt.

Ferner haben Sie das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Zur Ausübung Ihrer o. g. Rechte und für weitere Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an mich oder die Datenschutzbeauftragte, Judith Grabowski, wenden.